Từ ngày 11/9/2026, Công ước La Hay ngày 05/10/1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công nước ngoài (Công ước Apostille) chính thức có hiệu lực đối với Việt Nam.
Để hỗ trợ bà con cộng đồng người Việt Nam, người lao động, doanh nghiệp và nhà đầu tư tại địa bàn 07 tỉnh Tây Bắc Campuchia nắm rõ và thực hiện đúng quy định, Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Battambang xin chia sẻ những nội dung quan trọng dưới đây.
1. Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?
Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.
2. Chứng nhận lãnh sự là gì?
Chứng nhận lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại nước ngoài.
Điểm lưu ý quan trọng: Chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự không chứng nhận nội dung của giấy tờ. Cơ quan có thẩm quyền chỉ xác nhận tính xác thực của chữ ký, chức danh và con dấu thuộc phạm vi chứng nhận.
3. Apostille có ý nghĩa gì đối với Việt Nam?
Việt Nam đã nộp văn kiện gia nhập Công ước Apostille ngày 31/12/2025 và Công ước chính thức có hiệu lực đối với Việt Nam từ 11/9/2026.
Theo cơ chế Apostille, đối với giấy tờ công thuộc phạm vi Công ước, việc cấp chứng nhận Apostille sẽ thay thế thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giữa Việt Nam và những quốc gia mà Công ước có hiệu lực trong quan hệ với Việt Nam.
Điều này mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
Đơn giản hóa thủ tục: Giảm bớt các bước chứng nhận, hợp pháp hóa qua cơ quan đại diện ngoại giao/lãnh sự.
Tiết kiệm thời gian và chi phí: Đặc biệt có ý nghĩa đối với người học tập, làm việc, kết hôn, định cư ở nước ngoài cũng như doanh nghiệp có hoạt động đầu tư, kinh doanh xuyên biên giới.
Tăng tính thuận tiện trong giao dịch quốc tế: Giấy tờ công được chứng nhận Apostille có thể được sử dụng tại nước tiếp nhận mà không phải thực hiện thêm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự theo cơ chế của Công ước.
Thông tin về cơ quan tiếp nhận, hồ sơ, lệ phí và thời hạn giải quyết được đăng tải tại chuyên trang:
apostille.lanhsuvietnam.gov.vn
4. Những giấy tờ nào thuộc phạm vi Công ước Apostille?
Công ước Apostille áp dụng chủ yếu đối với giấy tờ công, như:
Giấy tờ do cơ quan tư pháp, cơ quan hành chính có thẩm quyền lập.
Văn bản công chứng.
Một số chứng nhận chính thức được đặt trên giấy tờ do cá nhân ký, trong đó có chứng nhận chữ ký, chứng nhận đăng ký hoặc chứng nhận về thời điểm lập giấy tờ.
Đối với cá nhân, các loại giấy tờ thường gặp bao gồm: Giấy khai sinh, Giấy đăng ký kết hôn, Lý lịch tư pháp, Văn bằng, chứng chỉ và các giấy tờ công tương ứng.
Đối với doanh nghiệp, gồm có: Đăng ký doanh nghiệp, Thay đổi thông tin doanh nghiệp, Văn bản công chứng, Giấy ủy quyền và các hồ sơ pháp lý được cơ quan có thẩm quyền hoặc công chứng viên chứng nhận.
Các trường hợp loại trừ (Apostille KHÔNG áp dụng):
Giấy tờ do viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự lập.
Giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan.
Giấy tờ giữa Việt Nam và quốc gia mà Công ước chưa có hiệu lực trong quan hệ với Việt Nam.
Giấy tờ giữa Việt Nam và quốc gia phản đối việc Việt Nam gia nhập Công ước.
Các trường hợp khác mà pháp luật của nước tiếp nhận hoặc điều ước quốc tế có liên quan có quy định riêng.
Lưu ý đặc biệt đối với giấy tờ Việt Nam – Campuchia
Campuchia hiện chưa là thành viên Công ước Apostille 1961.
Do đó, việc Việt Nam gia nhập Công ước Apostille không đồng nghĩa với việc giấy tờ sử dụng qua lại giữa Việt Nam và Campuchia được tự động miễn hợp pháp hóa lãnh sự hay áp dụng Apostille.
Đối với giấy tờ, tài liệu của Campuchia sử dụng tại Việt Nam và giấy tờ, tài liệu của Việt Nam sử dụng tại Campuchia, về nguyên tắc vẫn tiếp tục thực hiện thủ tục chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự theo pháp luật của mỗi nước và các điều ước quốc tế có liên quan.
Tổng Lãnh sự quán đặc biệt lưu ý nội dung này đối với công dân, người lao động, doanh nghiệp và nhà đầu tư Việt Nam đang sinh sống, làm việc và hoạt động kinh doanh tại địa bàn khu vực Lãnh sự.
5. 05 yếu tố cần xác định trước khi làm thủ tục.
Trước khi thực hiện Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự, bà con và đại diện doanh nghiệp nên xác định rõ:
1. Giấy tờ gì?
2. Giấy tờ do quốc gia nào cấp?
3. Giấy tờ được sử dụng tại quốc gia nào?
4. Công ước Apostille đã có hiệu lực giữa hai quốc gia hay chưa?
5. Giấy tờ có thuộc trường hợp loại trừ theo Công ước hoặc pháp luật của nước tiếp nhận hay không?
Không nên chỉ căn cứ vào việc một quốc gia có tên trong danh sách thành viên Công ước Apostille để kết luận rằng giấy tờ giữa Việt Nam và quốc gia đó đương nhiên được miễn hợp pháp hóa lãnh sự.
Thông điệp từ Tổng Lãnh sự quán:
Apostille không xóa bỏ hoàn toàn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự; Apostille là cơ chế thay thế hợp pháp hóa lãnh sự trong phạm vi Công ước và trong quan hệ giữa các quốc gia mà Công ước có hiệu lực.
Trường hợp cần tư vấn thêm về thủ tục lãnh sự đối với giấy tờ sử dụng tại Việt Nam và Campuchia, bà con và các đơn vị có thể liên hệ trực tiếp Bộ phận Lãnh sự – Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Battambang để được hỗ trợ cụ thể.
